アクセスデータベース  
サービス内容 データベース構築価格 データベース構築までの流れ データベース利用例 フリーダウンロード 会社概要 お問い合わせ コラム スタッフ募集 ホーム  
 
お問い合せ
 
 

データベース(システム)の構築について

今回は、データベース(システム)についてです。
一般的にビジネスで使用するデータベースという場合、業務上必要なデータをコンピューターに一定の規則で蓄積しておいて、検索したり抽出して表示したり、帳票やCSVファイルなどに出力したりする機能を持ったシステムのことです。
業務に適したデータベースは、業務効率を向上させ、顧客や取引先へのサービス向上にも役立ちます。

しかし、結構多いのが表計算ソフトのMicrosoft Excelを駆使している企業です。
確かにExcelでもデータベースに近い使い方はできるのでそれで済めば問題ないということもいえますが、データベースに比べるとあまり効率的でない場合が大半です。

例えば、月報の作成など集計して表を作成したりグラフを入れて見栄えをよくしたり、Excelでも可能ですが、毎月のこととなると結構手間も時間も掛かります。
仮にそうした毎月行うような処理は、データベースに月報作成機能を用意しておけばボタンをワンクリックするだけで集計して月報の印刷まで一瞬で行うこともできるようにすることが可能です。
スピードは、Excelの場合とは比べ物にならないほど早くなりますし、当然ですが計算ミス等も一切なくなります。

顧客の購買履歴やお問合せなどのやり取りを記録しておけば、過去の情報を参考にして適切な提案や回答が可能になります。
また、データを共有することで、「担当者でなければ分からない」という事態を減らすこともできますので、顧客や取引先へのサービス向上に繋がることは間違いありません。
気になるのは費用だと思いますが、データベースの構築は、業務内容や規模にもよりますが多くの場合100万円以下で相当便利な業務システムが開発できます。
最近多くなってきたホームページとデータベースを連動させるWEBデータベースについても、ホームページの制作と合わせて150万円もあれば十分なレベルのサイトを構築できるのです。
単純に100万や150万円と聞くと結構な額だと思われるかもしれませんが、人件費等のコストと比較すれば、費用対効果はかなり高く、決して無駄な投資にはならないと思います。
電子メールが普及し、情報をデジタルでやり取りする時代にアナログの作業を行ってもメリットはほとんどありません。 どうしてもアナログでやる必要がある部分に人材を集中させ、それ以外はシステムで効率よく処理することが企業の競争力を高めることになるのです。

もし、以下の項目をチェックして、該当する項目があるならデータベースの構築を検討してみる価値はあると思います。

  1. データをExcelで管理している。
  2. データを紙の書類で管理している。
  3. メーラー(Outlook等)に個人情報を含むメールが削除されずに溜まっている。
  4. データがいくつにも分散して管理されている。
  5. 月報などの作成に電卓やExcelが大活躍で、報告書作成の時間と手間がかかる。
  6. 購買履歴が活用できる状態で記録されていない。
  7. データ入力の担当者がいて、紙の書類をExcel等に入力しなおしている。
  8. 名刺データの管理を各個人が行っている。
  9. データのやり取りで頻繁にCSVファイルを利用している。
ちなみに、「データベース構築」というキーワードで検索するとYahoo!Japanで1番、Googleで2番に表示される「データベース構築 Access-db.com」は弊社が運営するサイトです。
よろしくお願いします。

 
 

「WEBデータベース」にするか否か


データベースは、OracleやSQL Server、オープンソースで有名なMySQLやPostgreSQL、その他にもいくつもの選択肢がありますので、どのような場合でもAccessをお薦めするわけではありません。

目的や使い勝手に適したデータベースを選択することが大切で、コストやセキュリティの面など、様々な角度からの検討が必要です。

ところで、最近お問い合わせいただくことが多いのは、「WEBデータベース」のお話です。
ホテルやレストランなどでインターネットからの予約ができるようにしている場合で、予約等をメールで受信しそれを手作業で処理しているといった場合です。
このような場合に、「手作業によらず直接データベースにデータが入れられないのか?」と考えるのは当然であり、そのために「WEBでデータベースを利用したい」という発想になるわけです。

しかし、本当に「WEBデータベース」にする必要があるのかは検討しなくてはなりません。

特に扱うデータが個人情報等を含む場合は、セキュリティの面でもリスクが高くなることを認識する必要かあります。

最近のレンタルサーバーでは、MySQLやPostgreSQLが無料または少しのオプション料金で利用できることが多く、WEBデータベースも以前よりは身近になりましたが、WEBサーバーと同じマシンにデータベースがあるということは、万全のセキュリティとは言いがたい面もあるからです。


どのような場合に「WEBデータベース」にする必要があるかですが、単にWEBサイトの予約フォーム等から入力された情報をデータベースに取り込みたいだけならば「WEBデータベース」にする必要はないでしょう。

それに対して、WEBサイトからアカウントやパスワードを入力してもらい、データベースに登録してある情報を閲覧や更新できるようにしたりする処理が必要な場合は、「WEBデータベース」が必要になります。

「WEBデータベース」にしない場合でも、BitplusPROというソフトウェアを利用すればローカルのパソコンにあるデータベースに直接データを取り込むことが出来ますので手作業で処理する場合より格段に効率が良くなります。

つまり、簡単に言えばデータベースにWEBサイトからの情報を入力するだけなら「ローカルデータベース」、入力だけでなく閲覧や更新がどうしても必要なら「WEBデータベース」ということになります。


入力だけでなく閲覧や更新が出来たほうが便利なのは言うまでもありませんが、そのためにセキュリティの面でリスクが高くなることを鑑みて総合的に判断することが必要になるのです。

 
 
   
 
個人情報保護法への対応について
   
 

個人情報保護法への対応について

個人情報保護法が施行されると「個人情報取扱事業者」には、個人情報の管理の徹底が求められますが、具体的な対策をご説明します。

法が施行されたとしても、個人情報の漏洩やそれに起因するトラブルでもない限り、個人情報取扱事業者に立ち入り調査が実施されるようなことはないと思いますので、現状のままでもかまわないと考えていると非常に危険です。

個人はこれまで以上に自分の情報を企業がどこで入手したのかに神経質になる事は間違いなく、電子メールやダイレクトメールに対する目が厳しくなることは避けられそうもないからです。
例えば、次のような問い合わせがお客様からあった場合に正確な回答ができるでしょうか。

  1. いつ入手したのか?
  2. メールやダイレクトメールの送信をいつ許可したか?
  3. 利用目的の通知や公表はいつどのような方法だったのか教えて欲しい。

これらの質問に回答するためには、個人情報とあわせで情報の入手日や入手ルート、電子メール等の送信許可の方法や日付など様々な情報を管理しておく必要があるのです。

今でもたまにお客様からの問い合わせであるのが、「自分は登録した覚えがない」というものです。第三者による「なりすまし」の可能性もないとはいえませんが、こうしたお客様の多くのが色々なサイトで登録して、どのサイトに登録したかを忘れているのです。
この場合は、事業者側に正確な情報が残っていないと正式な方法で本人から登録してもらっているにもかかわらずあらぬ疑いをかけられることになりかねないのです。

つまり、仮に情報漏洩などのトラブルが起きないとしても、個人情報保護法により個人の情報に対する意識が変わることは間違いないことで、そうした変化に対応できるだけの準備をしなければ、個人情報を保有してビジネスに利用することは非常に危険だといえるでしょう。

少なくとも個人情報をしっかりと管理し、顧客からの個人情報に関する問い合わせなどに速やかに対応できるようにすること、そして、個人情報を合法的に有効活用するためのデータベースは事業者にとって必要不可欠なものといえるでしょう。

参考情報
【メーラーに溜まっているデータも個人情報として対象になります】
注文メールや資料請求、お問合せ、アンケートなどのメールは、Outlook Expressなどのメーラーで受信して、そのままメーラーから削除されずに受信トレイに溜まっているという事業者も多いと思いますが、メーラーも検索機能がありますので、この場合のデータも個人情報保護法の対象となるのです。
したがって、メーラーの個人情報を含むメールはデータベースに移行して、速やかに削除する事が望ましいのです。

 

 
BitplusPRO(ビットプラスプロ)は、メールを受信するだけで本文を解析し、データベースに自動入力するソフトウェアです。 メールからコピー&ペーストで1通1通処理していたデータの入力業務はクリック1回に変わります。
非常に簡単にメールデータが、Access等のデータベースに変換されます。

是非、お試しください。
http://www.newsbit.co.jp

ニュースビットサイトマップ
Access-db.com
ニュースビット株式会社
インターネットマーケティングニューす
Bitシリーズ徹底活用
ホームページマーケット
ビジネス用便利ソフト紹介
 
 
 
直接お打ち合わせが不可能な場合でもお電話やEメールにてデータベースの構築が可能です。 ページトップ ホーム  
データベース構築に関するお問い合わせは
ニュースビット株式会社
TEL03-3537-6228