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データベースで出来る事

個人情報等のデータは、安全に保管するということも大切ですが、ビジネスで有効に活用することが出来なければ何の意味もありません。
例えば、2005年4月1日から施行された個人情報保護法では、多くの企業が個人情報の管理の徹底を求められますが、セキュリティだけを考えればデータを全て削除してしまうか、誰も利用できない状態にしてしまえばいいわけです。
セキュリティを確保したうえで、有効に活用できることが求められるわけですから、データベースは不可欠といえるでしょう。

 
  貴方の会社で次のいずれかに該当すれば専用のデータベースが必要かもしれません。

データをExcelで管理している。
データを紙の書類で管理している。
メーラー(Outlook Express等)に個人情報を含むメールが削除されずに溜まっている。
データがいくつにも分散して管理されている。
月報などの作成に電卓やExcelが大活躍で、報告書作成の時間と手間がかかる。
購買履歴が活用できる状態で記録されていない。
データ入力の担当者がいて、紙の書類をExcel等に入力しなおしている。
名刺データの管理を各個人が行っている。
データのやり取りで頻繁にCSVファイルを利用している。
 

 


 

専用のデータベースを作成する

  業務にあわせてデータベースを作成することで、無駄な作業がなくなり、必要な情報を必要なときに瞬時に取り出せるようになります。
市販の顧客管理ソフトなどを利用する方法もありますが、専用に開発したものではないため必要ない項目や機能があることはもちろん、必要な項目がないなどの不便さが伴います。
もちろん、市販のソフトを利用すればイニシャルコストは安くなりますが、導入後の効率がそれほど改善されないのであれば、多少コストをかけても専用に開発すべきでしょう。

データベースでどのようなことが可能になるか
例えば、お客様から問い合わせがあった時など、今までの打合せの経緯や購買履歴などを見ながら適切な対応を誰でもできるようになるのです。
こうした基本的なこと以外にも専用でデータベースを作成すれば様々なことが簡単にできるようになるのです。

 

[データ分析] RFM分析・デシル分析・ABC分析など
[顧客の購買履歴の管理]
[顧客との対応履歴管理]
[月報等の報告書の作成と出力]
[見積書・請求書等の作成と出力]
[商品等の在庫管理]
[勤怠管理等]
[メールマガジン等の送信に関する情報管理]
[営業社員の業績管理]
[ポイントシステム管理]
[入出金管理]
[業務報告管理]
[バーコード出力]
[会員管理]
[情報の共有]
[施設の予約管理]
[社員管理]
[イベントの開催管理]
[原価管理]
[交通費等の経費管理]
[問い合わせ・資料請求等の管理]
etc.

つまり、データベースを専用に開発すれば、必要な機能をもたせることができるわけですから、 業務効率が良くなることは間違いないのです。

 
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